Coordonner des équipes, suivre des deadlines, structurer un planning, préparer des réunions, synthétiser des informations… La gestion de projet demande une capacité constante à organiser, clarifier et communiquer. Et c’est précisément là que l’intelligence artificielle peut devenir une alliée.

Attention cependant, chez Ada Tech School, nous le rappelons systématiquement : l’IA doit soutenir la réflexion, pas la remplacer. Elle peut proposer, structurer, reformuler, mais la priorisation, l’arbitrage et la décision restent des missions on ne peut plus humaines !

Dans cet article, nous avons sélectionné 5 outils IA précieux pour les chef·fes de projet, les fonctions transverses et les équipes opérationnelles, toujours avec un usage conscient, critique et responsable.

Prêt·e ? On y va.

1. Notion AI, pour structurer l’organisation et centraliser les informations

Lien : https://www.notion.so

Tarifs :

• Gratuit (personnel)
• Plus : env. 10 €/mois
• Business : env. 18 €/mois
• IA : +8–10 €/mois

Notion est devenu l’outil central des équipes projet. Avec Notion AI, vous pouvez accélérer encore plus la structuration des documents et le suivi opérationnel.

Fonctionnalités Notion AI les plus utiles pour la gestion de projet

1. Synthèse automatique des pages

Idéal pour résumer un espace projet complexe :

• backlog
• notes de réunions
• décisions clés
• avancement des tâches

En un clic, Notion AI génère une version courte et digeste.

2. Reformulation et amélioration de la rédaction

Pour rendre vos messages plus clairs :

• brief projet
• compte rendu
• message Slack ou email
• documentation pour les équipes

Vous pouvez demander : “Rends ce message plus clair / plus concis / plus professionnel / plus inclusif.”

3. Génération de templates projet

Notion AI peut créer :

• un plan de kick-off,
• un RACI,
• une roadmap,
• un plan de communication,
• une check-list de livraison.

Parfait pour partir d’une base propre.

4. Extraction d’informations

Dans une longue page ou un document importé, vous pouvez demander :

• “Quels sont les risques identifiés ?”
• “Quelles sont les dépendances ?”
• “Quels sont les prochains livrables ?”

5. Résumé de réunions

Vous importez vos notes brutes → Notion AI crée :

• un résumé,
• une liste d’actions,
• un tableau ‘Décisions / Prochaines étapes’.

Ce qu’on aime pour les chef·fes de projet

• Tout est centralisé : pas de perte d’information
• L’IA aide à clarifier, pas à remplacer la méthode
• Parfait pour les tâches quotidiennes de suivi

Bonne pratique essentielle

• Toujours valider la structure générée : Notion AI peut oublier des dépendances critiques ou des tâches transverses.
• Utiliser l’IA pour standardiser (templates kick-off, RACI, comptes rendus…), jamais pour définir la stratégie du projet.
• Demander plusieurs versions (plus concise, plus détaillée, plus orientée risques) → cela aide à ne rien oublier.
• Coupler Notion AI + votre propre grille projet pour éviter les trous dans la raquette.

Erreurs typiques

• Laisser l’IA reformuler à l’excès, ce qui peut lisser des nuances importantes (risques, incertitudes, alertes).
• Supposer que Notion AI comprend la logique métier.Non : il organise, mais ne “comprend” pas réellement les enjeux techniques, juridiques, opérationnels.

2. ChatGPT, votre copilote pour clarifier et structurer un projet

Lien : https://chat.openai.com

Tarifs :

• Gratuit
• Plus : env. 20–25 €/mois
• Plans Team & Enterprise

ChatGPT est l’un des outils les plus utiles pour les gestionnaires de projet. Il vous aide à clarifier les demandes floues, structurer un plan d’action, formuler des livrables ou animer une réunion.

Fonctionnalités spécifiques à la gestion de projet

• Décrivez les parties prenantes et leurs intérêts.→ ChatGPT produira des stratégies plus réalistes si vous lui expliquez les tensions internes / objectifs de chacun.
• Demandez-lui d’identifier des angles morts.→ “Qu’est-ce que j’ai peut-être oublié dans cette préparation ?”
• Faites-lui jouer le rôle du contradicteur.→ “Challenge cette roadmap : qu’est-ce qui pourrait bloquer ?”
• Demandez plusieurs versions d’un livrable.Concise, détaillée, technique, vulgarisée — idéal pour adapter selon l’audience.
• Utilisez-le pour clarifier les demandes floues.Très efficace pour transformer une phrase vague d’un manager en brief précis.

Erreurs fréquentes à éviter

• Demander des estimations de charge ou de délais. ChatGPT n’a aucune base réaliste pour ça.
• Laisser ChatGPT définir les priorités à votre place. Il ne connaît pas vos contraintes organisationnelles.
• Copier-coller ses messages “tels quels”. Risque : communication générique → perte d’autorité du chef de projet.

3. Gamma AI, pour créer des présentations impactantes en quelques minutes

Lien : https://gamma.app

Tarifs :

• Gratuit (limité)
• Pro : env. 10–15 €/mois
• Business : sur devis

Gamma AI est un outil puissant pour les chefs de projet, car il transforme un simple prompt en présentation claire, visuelle et professionnelle. Idéal pour les kick-offs, bilans, synthèses ou présentations clients.

Fonctionnalités utiles pour la gestion de projet

• Génération automatique de slides à partir d’un texte
• Templates projet : synthèse, roadmap, retroplanning, risques…
• Visualisations IA : timelines, tableaux, workflows
• Transformation d’un document ou d’une réunion en présentation
• Export facile en PDF, PPT, lien web

Ce qu’on aime

• Gain de temps massif → fini les heures passées à "faire joli"
• Résultats propres et lisibles, parfaits pour les COMEX ou les clients
• Idéal pour les personnes moins à l’aise en design

Bonne pratique essentielle

Attention : l’IA peut simplifier trop. Toujours valider la cohérence et la justesse des messages. Une belle slide n’est pas (systématiquement) un bon projet.

Erreurs à éviter avec Gamma AI

• Confondre présentation soignée avec analyse correcte. Le design peut masquer des incohérences.
• Laisser Gamma inventer du contenu. Il peut ajouter des arguments inexistants pour “remplir”.
• Gonfler artificiellement les résultats du projet. Gamma veut “faire joli”, il peut avoir tendance à embellir les messages.

4. Fireflies ou les IA natives (Gemini, Copilot), pour synthétiser réunions & décisions

Liens :

• Fireflies : https://fireflies.ai
• Gemini (Google) : intégré à Google Meet
• Copilot (Microsoft) : intégré à Teams

Tarifs : selon l’outil (Fireflies dès 10 €/mois)

Les chefs de projet passent leur vie en réunion. L’IA peut prendre des notes, résumer, extraire les décisions et les "actions items". Un must-have pour éviter la perte d’informations.

Fonctionnalités utiles

• Résumé de réunion
• Liste d’actions assignées
• Extraction de décisions clés
• Historique et recherche dans les réunions
• Synthèse multi-réunion (suivis de projet long)

Ce qu’on aime

• Libère l’esprit pendant la réunion → focus sur les échanges
• Très utile pour les projets rapides ou multi-équipes
• Les versions Gemini / Copilot s’intègrent parfaitement à l'écosystème interne

Bonne pratique essentielle

Informer les participant·es avant enregistrement. Et surtout : ne jamais se reposer sur un résumé IA pour les sujets sensibles ou contractuels.

5. Miro AI, pour collaborer, brainstormer et clarifier un projet visuellement

Lien : https://miro.com/ai

Tarifs :

• Gratuit (limité)
• Team : env. 10–12 €/mois
• Business/Enterprise : sur devis

Miro AI permet de transformer des idées en schémas, de générer des workflows complexes, et d’organiser visuellement les étapes d’un projet. Très utile en atelier, kick-off ou sprint.

Fonctionnalités utiles de Miro AI pour le management de projet

• Utiliser Miro AI pour explorer des premières pistes visuelles, puis co-construire avec l’équipe. L’IA débloque l’amorce, pas le design final.
• Demander plusieurs versions d’un workflow.→ linéaire→ circulaire→ hiérarchique→ centré sur les risques
• Utiliser l’IA pour préparer les ateliers. Elle peut générer :→ des idées de brainstorming→ une première carte mentale→ une ébauche de cartographie stakeholder
• Revoir les dépendances générées. L’IA peut oublier des relations critiques entre tâches.
• Utiliser la synthèse IA pour les retrospectives.→ tri automatique des idées→ regroupement en thème.

Ce qu’on aime

• Parfait pour aligner une équipe sur une vision commune
• Fluidifie ateliers, design sprint, phases d’idéation
• Excellent pour rendre tangible un projet abstrait

Bonne pratique essentielle

Miro AI peut vous proposer une structure… qui ne correspond pas du tout à votre réalité opérationnelle. L’IA doit inspirer, pas décider.

Comment choisir les bons outils IA pour la gestion de projet ?

Trois critères simples :

1. Votre environnement de travail

Google Workspace → privilégier Gemini

Microsoft 365 → privilégier Copilot

Notion → Notion AI

Slack → outils connectables (ChatGPT, Fireflies)

2. Vos besoins réels

• Organisation → Notion AI
• Communication → Gamma AI
• Réunions → Fireflies / Copilot
• Visualisation → Miro AI

3. Votre maturité IA

L’IA simplifie, mais elle n’est jamais parfaite. Commencez par un ou deux cas d’usage, puis élargissez.

Notre conviction : l’IA doit clarifier le travail, pas ajouter de la complexité

Chez Ada Tech School, nous formons les professionnel·les à utiliser l’IA comme :

• un outil qui éclaire les projets,
• pas comme un système qui impose des décisions,
• un accélérateur,
• pas un pilote,
• un moyen de gagner du temps,
• pas de perdre la maîtrise.

C’est l’esprit de notre formation Les Essentiels de l’IA : apprendre à utiliser l’IA de manière responsable, critique et efficace, quel que soit votre métier.