Beaucoup d’entre nous ont déjà vécu cette situation : alors qu’une semaine déjà bien remplie s’annonce, un.e collègue vient nous voir avec un projet (souvent urgent) supplémentaire. Il est souvent difficile de dire non, surtout si la demande vient d’un manager.

Si tu te reconnais dans cet exemple, alors cet article est fait pour toi !

Pourquoi n’a-t-on pas le réflexe de dire “non” ?

Le mois dernier, lors d’une intervention dans une classe de Seconde dans le cadre d’une initiative d’entreprise, j’ai eu l’occasion d’échanger avec des lycéen·ne·s. Nous avons discuté de mon métier et ils m’ont posé des questions sur ma charge de travail.

Lorsque je leur ai expliqué que savoir dire non à ses collègues et ses managers était non seulement important, mais une compétence à part entière, ils sont restés bouche bée. Leur réaction m’a d’abord étonnée, car il me semble évident qu’on ne peut pas accepter 100% des responsabilités que l’on nous confie.

Aujourd’hui, du primaire au lycée (et parfois plus tard), on n’enseigne pas aux élèves à gérer leurs priorités. Les devoirs et exposés sont donnés par les professeurs de manière partiale, avec une échéance qui ne peut que très rarement être reportée et est commune à tous.

Ce système peut avoir ses avantages et semble mettre tout le monde sur un pied d’égalité, mais nous habitue à absorber l’intégralité des tâches que l’on nous confie. En sortant du système scolaire, nous n’avons généralement pas développé le réflexe de considérer la demande avant de l’accepter.

“Non”, un mot qui fait peur

Une fois que l’on réalise que notre temps est limité et que nous ne pouvons pas accepter toutes les demandes, il reste difficile de réussir à dire “non”.

Lorsqu’on nous confie un projet ou une tâche, surtout si cela vient de son manager direct, on aura tendance à penser qu’il ou elle a bien en tête notre charge de travail actuelle. La tâche doit donc être faisable et dans le temps imparti, car notre manager nous connaît et sait sur quoi nous travaillons au quotidien.

Il est aussi effrayant de dire non à une demande par peur des conséquences. Si je refuse de m’occuper de cette tâche, me confiera-t-on moins de responsabilités ? Vais-je passer à côté d’une promotion ? Pourrais-je travailler sur cet autre projet qui m’intéresse ?

Parfois aussi, c’est tout simplement parce qu’on ne sait pas comment formuler son refus, le fait d'énoncer un non. Doit-on être direct ? Comment s’assurer que ses équipes comprennent que ce n’est pas un manque de motivation ? C’est particulièrement difficile, car nos collègues prennent le temps de nous faire une demande et comptent donc sur nous.

En répondant “non”, il y a aussi la peur de perdre la confiance de nos coéquipiers. Il arrive que l’on s’impose une charge de travail déraisonnable sous prétexte de ne laisser tomber personne. Pourtant, savoir dire non à une demande est une compétence clé qui te sera utile tout au long de ta carrière et t’aidera, au contraire, à consolider la confiance de tes collègues sur le long terme.

L’importance de savoir refuser

On a fait le tour des raisons qui font que l’on dit rarement non au travail. Mais pourquoi est-ce si important de savoir, quand et comment, dire “non” ?

Déjà, et contrairement à ce que l’on peut penser, nos managers et nos collègues n’ont pas toujours une visibilité détaillée de notre charge de travail du moment. Nous travaillons généralement de manière autonome, et il y a de grandes chances pour que la personne qui te demande de prendre une nouvelle responsabilité n’ait en tête qu’une partie de ton champ d’action.

Il est important de savoir gérer sa charge de travail et son temps au sein de ses horaires de travail. Tu seras plus efficace et productif.ve en étant capable de faire le tri dans ta liste de choses à faire, en disant non, plutôt que de travailler à 120 % toute la semaine.

Et évidemment, c’est aussi vital de prendre soin de soi et de ne pas se surcharger.

J’ai beaucoup utilisé le mot “non” jusqu’ici, mais “savoir dire non” n’est pas forcément à prendre au premier degré. En écrivant ce billet, je ne te recommande pas de refuser en bloc toutes les demandes supplémentaires qui te sont adressées !

Refuser, savoir dire non, c’est surtout un outil qui permet de développer sa capacité à prioriser et à montrer que l’on est confiant et efficace dans la gestion de sa charge de travail et de ses priorités. Savoir dire non peut aussi vouloir dire redéfinir la demande ou le projet, ou mettre de côté une tâche secondaire.

Quand dire non ?

Savoir dire non, ce n’est donc pas dire “je ne le ferai pas” ou “je ne le ferai jamais”. Savoir dire non, c’est dire qu’on ne peut pas prendre cette responsabilité, à ce moment précis, en plus de tout ce que l’on doit déjà accomplir.

La première étape, c’est faire le point. Commence par établir la liste de tes responsabilités actuelles, leurs deadlines et le temps qu’elles te prendront. Revois ensuite les priorités des différents projets : certaines missions doivent être faites aujourd’hui, tandis que d’autres pourront sûrement attendre la semaine prochaine.

Ensuite, fais le même travail avec la nouvelle tâche que l’on souhaite te confier : demande des détails sur son urgence, son importance, et qui peut l’accomplir. Plusieurs cas de figure peuvent survenir :

• Tu as le temps de prendre cette mission supplémentaire et elle est dans tes attributions. Super ! Pas de questions à se poser, plus qu’à l’ajouter à ta to-do list.
  
• Tu as le temps de prendre cette tâche supplémentaire, mais elle n’est pas dans tes attributions. Il arrive parfois que des collègues te sollicitent pour tes tâches en dehors de ton poste.
  Plutôt que de dire non directement, essaie de comprendre comment ton ou ta collègue s’est retrouvé·e à te faire cette requête. Savent-ils quel est ton champ d’expertise ? La mission est-elle urgente, et personne d’autre que toi ne peut les aider ? N’hésite pas à te référer à ton manager en cas de doute : il ou elle saura t’accompagner et trancher.
  Chaque entreprise a sa propre culture : certaines vont encourager l’entraide, d’autres préféreront que l’on se cantonne à sa fiche de poste. À toi de prendre la meilleure décision en tenant compte du contexte.
  
• Tu n’as pas le temps de prendre cette tâche supplémentaire.
  Une fois tout le travail d’analyse et de priorisation fait, si tu réalises que tu ne pourras pas prendre cette tâche, discutes-en rapidement avec ton manager (même si c’est lui ou elle qui t’as fait cette demande). Il est aussi possible de déléguer cette tâche à un.e autre collègue disponible avec les compétences requises.
  Assure-toi d’avoir les priorités du moment en tête, et que vous êtes aligné.e.s sur la marche à suivre. Peut-être que tu décaleras un projet en cours ; que tu accepteras la tâche mais pour plus tard ; ou que tu la refuseras, tout simplement.
  

Quelle que soit la décision finale, l’important est de bien communiquer à toutes les parties prenantes.

Comment dire non ?

Dire non n’est jamais simple. Mais, si tu as choisi de refuser une mission, c’est que tu as pris du recul et que tu sais que c’est la bonne décision à ce moment précis. Aie confiance en ton choix, même s’il est remis en question par la personne qui t’a fait cette demande.

Je te recommande de toujours préparer ces discussions, et d’arriver avec une ou plusieurs propositions.

• Tu n’as pas le temps cette semaine ? Pas de souci, tu peux prendre la requête pour la semaine suivante.
• Le projet est urgent ? Très bien, mais dans ce cas, c'est un autre qui sera décalé.
  

Cela permettra d’enclencher une discussion constructive et d’allouer efficacement les ressources des équipes sur les projets clés. Et bien sûr, toujours communiquer avec toutes les parties prenantes des projets impactés !

Autre point important, ne te justifie pas. Tu fais le choix de dire non, car tu as de solides arguments. Tu es force de proposition et tu n’as pour objectif que le succès de l’entreprise. Soit confiant·e et vas-y à fond !

Le mot de la fin

Le maître mot de ce billet n’est donc pas “non”, mais “priorisation”. Refuser un projet demande un peu de réflexion et de recul, savoir prioriser et communiquer avec le management et les autres équipes. C’est une réelle compétence qu’il faut travailler régulièrement, et qui implique aussi de défendre ses idées.

Je te conseille de pratiquer régulièrement, et n’hésite pas à revenir régulièrement lire cet article pour y puiser de la motivation !

Merci encore à Amélie pour ce super article, qui on espère va vous aider !

Crédit photo Amélie : @shetoutcourt

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